Göçmenlik Hukuku Büroları için Dosya Yönetim Yazılımı

Bir göçmenlik bürosundaki dosya dağılımına dürüstçe bakarsanız iki ayrı iş görürsünüz. Birincisi karmaşık ve yoğun hukuki görüş gerektirir: muafiyetler, itirazlar, retler, yani sonucun sizin değerlendirmenize bağlı olduğu her şey. Bu iş bir avukatın tam dikkatini ve bir avukatın ücretini hak eder.

İkincisi hacimdir. Hukuki analizin on bir dakika sürdüğü, kalan altı saatin ise bir doğum belgesi, tercüme edilmiş bir evlilik cüzdanı, üç aylık banka dökümü ve teknik şartlara uyan bir fotoğraf toplamaya gittiği sıradan başvurular. Hukuki içerik incedir. İdari içerik devasadır.

Çoğu büro ikisini de aynı dosya yönetim sisteminden geçirir ve o sistem birincisi için tasarlanmıştır. Dosyaları, duruşma takvimlerini ve zaman kayıtlarını modeller. Başvuru sahibinin uyruğuna göre değişen on dört evrak gerekliliği olan bir başvuruyu modellemez. Böylece hacimli iş e-postada ve paylaşımlı sürücülerde yönetilir ve kâr da oraya gider.

Bu, herhangi bir özellikten daha önemli; o yüzden en alttaki bir feragatnamede değil, en üstte duruyor.

VisaCRM hukuki danışmanlık yazılımı değildir. Dilekçe yazmaz, uygunluk değerlendirmesi yapmaz, mevzuatı veya politikayı yorumlamaz ve bir müvekkilin hangi yola uygun olduğunu söylemez. Dosya stratejiniz hakkında bir görüşü yoktur ve olmamalıdır. Her esasa ilişkin değerlendirme sizde kalır.

VisaCRM bir practice management sistemi değildir ve bir müvekkil emanet hesabı (trust accounting / IOLTA) sistemi değildir. Müvekkil paralarını emanette tutmaz, üçlü mutabakat üretmez, çıkar çatışması kontrolü yapmaz ve zaman takibi/faturalama yığınınızın yerine geçmez. Yargı çevreniz müvekkil parasının belirli mutabakat kontrolleri olan ayrı bir emanet hesabında durmasını gerektiriyorsa, o iş olduğu yerde kalır. VisaCRM hizmet bedellerini bir üye iş yeri altyapısı üzerinden tahsil eder — bu başka bir şeydir ve öyle değerlendirilmelidir.

VisaCRM'in ne olduğu ise şu: büronun yüksek hacimli başvuru tarafı için bir dosya, iş akışı, evrak ve ödeme platformu. Practice management sisteminizin yerine geçmez, yanında durur. Her şeyi tek kutuda isteyen bürolar bunu satın almamalı. Sabit ücretli vize işinde evrak kovalamaktan boğulan bürolar ise genellikle almalı.

Sıradan bir çalışma vizesi başvurusunu ele alın. Hukuki iş gerçektir ama sınırlıdır. Sonra geri kalanını sayın: müvekkilin zaten forma yazdığı bilgiyi yeniden toplayan ilk görüşme, PDF olarak e-postayla gönderilen evrak listesi, dört takip mesajı, yanlış formatta gelen iki evrak, gereklilik listesiyle elle yapılan yeniden kontrol, durum e-postası, ikinci durum e-postası, fatura, ödeme takibi.

Bunların hiçbiri avukat ücretiyle faturalanamaz. Saatlik işlerde zarara yazarsınız. Sabit ücretli işlerde — ki göçmenlik işinin çoğu böyledir — doğrudan üstlenirsiniz ve efektif saat ücretiniz çöker. Büronun tahsilat oranı sorunu bir disiplin sorunu değildir. Bir araç sorunudur.

VisaCRM doğrudan bu katmana yüklenir. Başvuru alımı, başvuru tipine bağlı dinamik bir formdur; müvekkil bilgilerini bir kez yazar ve bilgiler dosyaya düşer. Evrak gereklilikleri bir stajyer avukatın hafızasından değil, dosya tipinden üretilir. Hatırlatmalar otomatiktir. Durum bildirimi kendi kendini gönderir. Geriye kalan, zaten yapmanız gereken kısımdır. İşleyişi göçmenlik danışmanları için evrak yönetimi yazısında ele alıyoruz.

Göçmenlik dosyaları alışılmadık ölçüde hassastır. Tek bir dosya bir pasaportu, bir sağlık raporunu, mali kayıtları, bir adli sicil belgesini ve aile ilişkilerini barındırabilir — çoğu zaman birkaç kişi için aynı anda. Bunları e-posta ekiyle ortalıkta dolaştırmak bir alışkanlıktır, bir kontrol mekanizması değil.

VisaCRM'de evraklar dosyanın üzerinde durur ve imzalı, süreli URL'ler üzerinden sunulur. Pasaport numarası gibi hassas alanlar bekleme hâlinde şifrelenir ve genel erişim sıralı kimlikler yerine UUID tabanlıdır, yani kimse dosya numaralarınızı tek tek gezemez. Büro içinde erişim rol bazlıdır: atanan stajyer avukat, denetleyen ortak ve müvekkil aynı dosyanın farklı görünümlerini görür.

Bu, gizlilik yükümlülüklerinizi destekler. Onları ortadan kaldırmaz. Mesleki sorumluluklarınız, saklama politikanız ve müvekkil verisinin nerede durabileceğine dair yargı çevrenizin kuralları yine size aittir. Veri koruma tarafını vize acenteleri için GDPR ve veri gizliliği yazısı, rol ve yetkileri ise yönetim paneli sayfası anlatıyor.

Göçmenlik dosyalarındaki sıkıntının çoğunu iki hata biçimi üretir ve hiçbiri hukuk bilgisi eksikliğinden kaynaklanmaz.

Birincisi kaçırılan tarihtir. Bir cevap süresi kapanır, bir randevu geçer, bir evrak toplanmayla gönderim arasında geçerliliğini yitirir. VisaCRM'de son tarih birinin takviminde değil dosyanın üzerinde durur, dosyalar seyahat ya da gönderim tarihine göre sıralanır ve hatırlatmalar kimsenin kurmasına gerek kalmadan devreye girer.

İkincisi bakmakla yükümlü olunan kişidir. Aile başvuruları işlerin sessizce bozulduğu yerdir: ana başvuru sahibi kusursuzdur ama eşin adli sicil belgesi dört gün önce geçerliliğini yitirmiştir ya da bir çocuğun evrağı yanlış başvuru sahibi altına konmuştur. VisaCRM bir aileyi, altında kişi bazlı evrak takibi ve durumu olan tek bir dosya olarak ele alır; böylece dosya, en eksik üyesi kadar tamdır — ve bunu bir bakışta görürsünüz. Aile vize başvurularını yönetmek bu hata örüntülerini adım adım anlatıyor. RotaVisa 40+ ülkede %98 onay oranını tam olarak bu disiplinle, evrak hatalarını gönderimden önce yakalayarak yürütüyor.

Dava dışındaki göçmenlik işinin çoğu sabit ücretlidir ve sabit ücretli işin nakit akışı saatlik işinkine benzemez. Gelir en başta anlaşılır, maliyet haftalara yayılır ve iş alımı ile ödeme arasındaki her gün müvekkilin başvurusunu sizin paranız finanse eder.

VisaCRM ücretin daha ilk adımda markalı bir ödeme akışıyla tahsil edilmesine imkân verir — Stripe, PayPal, Barclays ePDQ veya Ryft üzerinden GBP, USD, EUR, TRY veya AED ile — fatura otomatik kesilir ve ödemeler dosyayla mutabık kılınır. Bir dosya erken kapandığında kısmi iadeler aynı defter üzerinden yürütülür.

Bir büronun sonradan keşfetmek zorunda kalmaması gereken türden bir şey olduğu için tekrar açıkça söylüyoruz: bu, bir üye iş yeri altyapısı üzerinden ücret tahsilatıdır, müvekkil emanet hesabı değildir. Kurallarınız gereği emanette durması gereken parayı buraya koymayın. Büronun kendi raporlaması için — tipe göre dosyalar, avukata göre kâr, ülkeye göre gelir — raporlama ve analitik sayfasına bakın.