Eğitim Danışmanları için Yurt Dışı Eğitim CRM'i

Genel CRM'lerin ve hatta çoğu vize aracının eğitim danışmanları hakkında kaçırdığı yapısal mesele bu. Siz bir vize başvurusu yürütmüyorsunuz. Birbirine bağlı iki süreç yürütüyorsunuz ve ikincisi, birincisi bitmeden başlayamıyor.

Birinci süreç kabul: kurumları listelemek, başvuruları göndermek, şartlı ve şartsız teklifleri almak, öğrenciye kabul ettirmek, depozitoyu tahsil etmek ve nihayet kayıt belgesini almak — İngiltere için CAS, ABD için I-20, Kanada için bir DLI'dan Letter of Acceptance, Avustralya için CoE. İkinci süreç, o belge var olana kadar bloke olan ve üstüne kendi evrak setini taşıyan öğrenci vizesi: mali belgeler, İngilizce sınav sonuçları, tüberküloz sertifikaları, konaklama bilgileri, reşit olmayanlar için veli muvafakati.

Teklif ile CAS arasındaki her hafta, geri alamayacağınız bir hafta vize işlem süresidir. Bir öğrencinin eylülde başlayacağına mı yoksa ocağa mı erteleneceğine karar veren rakam budur ve ertelemeler, eğitim danışmanlarının zaten kazandıkları geliri kaybetme biçimidir. Dosya her iki süreci de modellemek zorunda; yoksa bağımlılık birinin kafasında kalır.

Eğitim danışmanlığı hacmi bir çizgi değil, bir dizi ani yükselmedir. Eylül dönemi, ocak dönemi ve yıl ortasında daha küçük bir tane. Aralarda ise sürecinizin çalıştığına sizi ikna edecek kadar sakindir.

Çalışmıyor. Bir dönem son tarihinden önceki altı hafta boyunca küçük bir ekip her öğrencinin dosyasını aynı anda ele alır; her biri farklı aşamada, her birinde farklı bir eksik evrak var ve konsolosluk randevu kuyruğu tam da o sırada en uzun hâlinde. Nisanda sorunsuz görünen manuel süreç, ağustosta ertelemelere yol açan şeydir.

Savunma şu: rutin işlerin hiçbiri yoğunluk altında insan kararı gerektirmemeli. Dosyalar son tarihe göre yüzeye çıkar. Evrak hatırlatmaları kendiliğinden gider. Durum değişiklikleri, kimse e-posta yazmadan öğrenciye ve aileye bildirilir. Danışmanlarınıza kalan, asıl danışmanlıktır — mali durumu tutmayan öğrenci, teklifi henüz açıklanmamış bir sonuca bağlı olan öğrenci. Yoğun sezon yönetimi tam olarak bu talep şekli için yazıldı.

Öğrenci vizesi evrakları iki açıdan sıra dışıdır: birden fazla taraftan gelirler ve geçerliliklerini yitirirler.

Öğrenciden (pasaport, transkript, sınav sonuçları), kurumdan (kabul mektubu, CAS, I-20), aileden (banka dökümleri, sponsorluk mektupları, taahhütnameler) ve üçüncü taraflardan (sağlık kontrolleri, adli sicil belgeleri, tercümeler) gelirler. Herhangi birinin gecikmesi tüm zinciri durdurur ve hepsini birden gören tek taraf danışmandır.

Ayrıca bayatlarlar. Mali belgelerin bekletme süresi kuralları vardır. Sınav sonuçlarının geçerlilik pencereleri vardır. CAS'ın bir son kullanma tarihi vardır. Haziranda toplandığında kusursuz olan bir evrak, ağustostaki gönderimde geçersiz olabilir — ve öğrencinin bundan haberi olmaz.

VisaCRM'de gereklilikler destinasyona ve vize tipine bağlıdır; böylece bir Kanada dosyası ile bir İngiltere dosyası, danışmanın farkı hatırlamasına gerek kalmadan farklı şeyler ister. Yüklemeler, yükleme anında doğrulama yapan imzalı ve süreli linkler üzerinden ilerler. Geçerlilik ve son tarihler evrağın üzerinde durur, hatırlatmalar otomatik gider. İşleyiş için evrak yönetimi, destinasyon bazlı gereklilik setlerinin nasıl yapılandırıldığı için vize tipleri sayfasına bakın.

Yurt dışı eğitiminin, vize sektöründe başka hiçbir yerde olmayan bir iletişim yapısı var. Başvuru sahibi on sekiz yaşında. Ödeyen bir veli, çoğu zaman başka bir şehirde ve çoğu zaman başka bir dilde. Veli, çok sayıda telefon üretecek düzeyde duygusal ve mali olarak dahil; öğrenci ise — on sekiz yaşında olduğu için — ona neredeyse hiçbir şey anlatmıyor.

Böylece danışman ailenin iletişim katmanına dönüşür, aynı durumu iki ayrı muhataba tekrar tekrar anlatır ve her sessizlik endişeyle ve bir telefonla dolar. Bunu bir dönem dalgasındaki iki yüz öğrenciyle çarpın; ekibinizi kaybettiniz.

Otomatik bildirimler bunun çoğunu çözer ve bunu mesafeli davranarak yapmaz. Teklif geldiğinde, depozito geçtiğinde, CAS düzenlendiğinde, vize gönderildiğinde, karar çıktığında — bildirim e-posta, WhatsApp ve SMS üzerinden kendiliğinden gider ve dosyada tek bir zaman çizelgesinde birleşir. Bildirimler arasında aile telefon hattınızı değil portalınızı açar. Tetikleyici tasarımını vize durum bildirimlerini otomatikleştirmek, kanalları ve portal tarafını ise iletişim anlatıyor.

Birlikte başvuran kardeşler ve aile grupları, kişi bazlı evrak ve durum takibi olan tek bir dosya olarak ele alınır — aile vize başvurularını yönetmek yazısını işler kılan yapının aynısı.

Eğitim danışmanlarının gelir yapısı alışılmadıktır. Öğrenciler size çoğu zaman az öder ya da hiç ödemez. Geliriniz kurumlardan gelen komisyondur; kayıtlı öğrenci başına, genellikle öğrenci fiilen kaydolduktan sonra ve bazen bir devam kontrolünden sonra ödenir. Yani işi yapmanızdan aylar sonra.

Bu da komisyon takibini bir muhasebe sorunu değil bir nakit akışı sorunu yapar. Hangi öğrencinin nereye, hangi kurumun oranıyla, hangi dönemde kaydolduğunu net söyleyemiyorsanız tahmin yapamaz, takip edemez ve hiç ödenmemiş olanları fark edemezsiniz. Çoğu danışmanlık bu açığı bir yıl sonra keşfeder, keşfedebilirse.

VisaCRM kurumları kendi komisyon kurallarına sahip partnerler olarak takip eder, yerleştirme başına hak edileni hesaplar ve yerleştirmelerin durduğu defterden fatura keser. Her kurum ya da alt acente, kendi öğrencilerini ve ilgili komisyonu gösteren markalı bir portala sahip olabilir. Portalı ve komisyon motorunu partner ve B2B anlatıyor; aynı veri huni görünümünü de besliyor — ilk temastan tekliflere, vizelere ve kayıtlara, destinasyon ve danışman kırılımıyla.

Visarunway bir yıldan kısa sürede sıfırdan aylık 2,000 başvuruya çıktı ve destek sorularını yaklaşık %60 azalttı; kaldıraç aynı: rutini otomatikleştir, insanları değerlendirme gerektiren dosyalarda tut.